Meine 5 Lieblings-Routinen zur kreativen Zeit- und Businessplanung!

 
 

Zugegeben: Ich habe ein etwas ambivalentes Verhältnis zum Thema Planung. Ganz ohne Planung und Struktur springe ich gerne von Thema zu Thema und bin am Ende des Tages unzufrieden, weil ich keinen Überblick habe, was ich eigentlich geschafft habe. Zu viel Planung und strikte To-Do-Listen machen mich aber genauso unglücklich und tragen auch nicht gerade zu einem produktiven Tag bei, weil ich mich eingeengt fühle und dann eh etwas anderes mache.

In den letzten Monaten habe ich mich daher ziemlich viel mit verschiedenen Planungs-Ideen, Methoden, Online- und Offline-Tools beschäftigt und jetzt eine gute Struktur für mich gefunden, die Zielorientierung, Flexibilität und Fokus verbindet und sowohl meine linke, strategische als auch meine rechte, kreative Gehirnhälfte anspricht.

#01 Struktur und Flexibilität für’s ganze Jahr: 4 x 3 Monate planen!

Am Anfang eines neuen Quartals mache ich die Planung für die nächsten 3 Monate. Warum eine Planung für 3 Monate? Dieser Zeitraum ist überschaubar und bietet trotzdem genug Zeit, um einiges an Projekten und Ideen umzusetzen. Oft nehmen wir uns am Anfang eines neuen Jahres viel vor und dann passiert so viel Unvorhergesehenes, dass Pläne und Ideen auf der Strecke bleiben und wir uns meistens gegen Ende des Sommers mit Blick auf das plötzlich schon wieder so nah scheinende Ende des Jahres fragen, wieso wir wieder nicht all das geschafft haben, was wir uns vorgenommen hatten. Sich viermal im Jahr bewusst einen Nachmittag (oder Abend) lang Zeit zu nehmen für die Planung der nächsten 3 Monate ist ein tolle Möglichkeit, bewusst seine Träume und Ziele zu verfolgen, auch wenn der Alltag manchmal ganz schön chaotisch und voll von Terminen, Ideen und Pflichten ist.

Meinen Vorschlag zur 3-Monats-Planung kannst du dir hier ansehen und herunterladen! Damit hast du auf jeden Fall eine gute Basis für deine regelmäßige Planung, die sich an deinen mittel- und langfristigen Zielen und Prioritäten orientiert und trotzdem alle anderen Aufgaben integriert.

Gerade die Frage nach unseren mittel- und langfristigen Zielen ist allerdings manchmal gar nicht so einfach zu beantworten.


Falls du Lust auf einen Workshop zur kreativen 3-Monatsplanung hast, in dem das Thema mehr Platz bekommt und der die Gelegenheit zur Visualisierung deiner Ziele, Ideen und Träume bietet, schau dir mal das Konzept zu meinem Workshop „Craft your Life” an, der zukünftig alle 3 Monate stattfinden wird.

#02 Reflexion und Kurskorrektur für den nächsten Monat

Am ersten Arbeitstag eines Monats nehme ich mir Zeit für eine kurze Reflexion des letzten Monats. Dazu beantworte ich mir schriftlich diese drei Fragen:

  1. Was funktioniert nicht und möchte ich ab sofort nicht mehr tun? (so entsteht meine persönliche NOT-TO-DO-Liste)
  2. Was ist gut gelaufen und möchte ich beibehalten?
  3. Was möchte ich neu ausprobieren im nächsten Monat?

#03 Klarheit für die kommende Woche

Jeden Sonntagmorgen nehme ich mir 45 Minuten Zeit, um die kommende Woche zu planen. Ich habe schon sehr viel Zeit und Geld in die Suche nach dem richtigen Wochenplaner für mich investiert, nur um diesen dann auf Nimmerwiedersehen in einer meiner Taschen oder Schreibtischschubladen zu versenken. Was für mich viel besser funktioniert sind die kostenlosen Wochenkalender-Downloads des Passion Planners. Ich drucke mir die beiden A4-Seiten aus und nutze diese dann für meine Wochenplanung. Ich mag das Layout und die verschiedenen Kategorien, die den klassischen Kalenderteil ergänzen: „GOOD THINGS THAT HAPPENED”, „THIS WEEK'S FOCUS”, „TODAY'S FOCUS”, „PERSONAL TO-DO LIST”, „WORK TO-DO LIST”, und ein Platz zum Brainstormen oder Skribbeln.

Mit einzelnen Blättern kann ich besser arbeiten als mit einem aufgeschlagenen Buch-Kalender und vor allem kann ich die Blätter einfach neben meinem Schreibtisch aufhängen, damit ich sie immer im Blick habe!

Damit das Ganze auch Spaß macht und hinterher schön bunt ist, benutze ich verschiedene Washi-Tapes, um Business-Termine, Büro-Zeiten und Verabredungen oder andere Freizeit-Events zu kennzeichnen. Damit habe ich auf den ersten Blick eine gute Übersicht und jede Woche hat eine eigene Farbgestaltung!

#04 Fokus für den Tag

Ich weiß ganz genau, was bei mir NICHT gut funktioniert, um konzentriert an einer wichtigen Aufgabe zu arbeiten: morgens zuerst das E-Mail-Programm öffnen! Stattdessen werfe ich inzwischen morgens als erstes einen Blick auf das „TODAY'S FOCUS”-Feld meiner Wochenplanung und arbeite vormittags 1-2 Stunden (manchmal auch länger) zuerst an diesem Thema.

Der Deal, den ich mit mir selber ausgehandelt habe ist, dass ich mindestens diesen Punkt erfüllt haben muss, damit ich abends zufrieden bin mit dem, was ich erreicht habe. Das funktioniert prima! Meistens schaffe ich natürlich mehr von meiner To-Do-Liste und das ist toll, aber manchmal kommt dann halt (gerne per E-Mail) etwas Unerwartetes dazwischen und dann bin ich abends trotzdem zufrieden, wenn ich zumindest mein Fokus-Thema für den Tag bearbeitet habe.

#05 Konzentration und regelmäßige Pausen: die Pomodoro-Technik

Ich arbeite gerne mit der Pomodoro-Technik, um wirklich konzentriert an meinem Fokusthema zu arbeiten und gleichzeitig regelmäßig Pausen zu machen, was gut für die Vermeidung von Denk- und Kreativblockaden ist.

Die Idee ist ganz einfach: Man stellt einen Timer (eine reale Küchenuhr oder den Timer am Telefon) auf 25 Min. ein und arbeitet für diesen Zeitraum ohne Ablenkung an einer Aufgabe. Nach 25 Minuten macht man 5 Min. Pause, steht auf und bewegt sich ein bisschen. Danach kann man wieder 25 Min. konzentriert an der Aufgabe arbeiten, usw. Natürlich kann man auch andere Zeitintervalle testen: Ich finde zum Beispiel 45 Minuten auch gut, um an einer Sache zu arbeiten. Mit 2 x 45 Minuten kommt man schon auf 1,5 Stunden und in der Zeit kann man eine Menge schaffen!

Es gibt natürlich auch Pomodoro-Apps, die man mit diversen Programmen verknüpfen kann. Das habe ich auch getestet, ist mir persönlich aber zu viel Schnick-Schnack für eine eigentlich ganz einfache Sache!

Sind diese Vorschläge hilfreich? Hast du ergänzende Ideen und Tipps? Ich freue mich auf dein Feedback!